Jak skutecznie zorganizować event poza granicami Polski
Organizacja eventu za granicą, jak wybrać partnera który ma lokalne relacje, znajomość przepisów i wymagań w danym kraju aby uniknąć wpadki
Organizacja eventu za granicą jest ambitnym przedsięwzięciem, które daje polskim firmom możliwość zdobycia międzynarodowego doświadczenia i klientów - niby oczywiste ale jak to wygląda w praktyce. Realizacja takiego projektu wymaga szczególnego podejścia, znajomości lokalnych regulacji, a przede wszystkim doświadczenia i umiejętności dostosowania się do specyficznych wymagań danego rynku.
Poniżej przedstawiamy kluczowe kwestie, które pomogą w sprawnym przeprowadzeniu eventu poza granicami Polski.
1. Różnice w podejściu do produkcji eventów w krajach UE i poza UE
Organizacja wydarzenia w krajach Unii Europejskiej jest o tyle prostsza, że unijny rynek oferuje swobodny przepływ towarów i usług, co znacząco redukuje bariery logistyczne oraz formalne. To zapewne wiecie, choć nie wszędzie jest taka swobodą działania jak w Polsce i nawet będą w unii można natknąć się na niejedną minę.
W przypadku produkcji eventu poza granicami UE [w tym także w UK] pojawiają się dodatkowe wyzwania, takie jak formalności celne, szczególne regulacje dotyczące wwozu i wywozu [karnety ATA, kaucje itd.] sprzętu oraz inne wymagania, które mogą znacząco wpływać na koszt i czas przygotowań.
Kluczowe jest tu odpowiedni projekt i przygotowanie – szczegółowe zaplanowanie logistyki, uwzględnienie potencjalnych barier oraz dobranie strategii transportowej i organizacyjnej, która będzie najbardziej efektywna i ekonomiczna w danym kraju.
To też pokazuje jak ważnym elementem jest nie tylko wizualna część projektu scenografii, oświetlenia i multimediów ale jak jej kształt i ilości sprzętu wpływają na powyższe aspekty.
2. Transport sprzętu – przemyślane strategie w zależności od lokalizacji
Dla wielu firm naturalnym krokiem jest transport całego niezbędnego sprzętu z Polski [bo taniej] co w pewnym sensie daje poczucie pełnej kontroli wyposażenia i pozwala na wykorzystanie własnych zasobów technicznych lub zasobów polskiego dostawcy.
Jednak przy obecnych rosnących kosztach transportu, wynajem części sprzętu w kraju docelowym może być równie opłacalny, a czasami nawet bardziej korzystny finansowo. Warto rozważyć, które urządzenia i materiały można pozyskać lokalnie, aby uniknąć zbędnych kosztów związanych z transportem.
Kolejnym aspektem są opóźnienie. Co jeżeli ciężarówka utknie na granicy ? Wioząc cały sprzęt, działając w pełni jako firma z Polski z wyłącznie lokalnym polskim dostawców, zostajemy z niczym. Dzieląc sprzęt pomiędzy lokalny i dowożony z Polskim, łatwiej zorganizować brakujące zasoby lokalnie i uratować produkcje.
3. Hybrydowe rozwiązanie: transport częściowy z Polski i lokalny wynajem
Optymalnym podejściem jest często połączenie obu strategii – kluczowy sprzęt sceniczny można przewieźć z Polski, natomiast mniej kosztowne elementy wynająć na miejscu. Dzięki temu rozwiązaniu można nie tylko zoptymalizować koszty transportu, ale również zaangażować lokalnego partnera technicznego, co może być nieocenione z perspektywy znajomości miejscowych regulacji i wymagań technicznych.
Współpraca z lokalnym dostawcą ma dodatkowe ale zasadnicze korzyści: taki partner może zapewnić wsparcie logistyczne, pomóc w organizacji na miejscu i ułatwić współpracę z zarządcą obiektu. Dzięki temu cały proces przygotowań i produkcji eventu staje się bardziej elastyczny, płynny i dostosowany do lokalnych potrzeb, co również pozytywnie wpływa na budżet. Nierzadko niestety na Polski firmy patrzy się krzywym okiem, bo zabierają pracę “lokalesom” lub co gorsza bo nie przestrzegają często zasad bezpieczeństwa a stan ich sprzętu pozostawia wiele do życzenia. I już mamy problem. Strażak zakwestionuje to czy tamto i mamy problem.
4. Znajomość lokalnych przepisów i wymagań technicznych
Każdy kraj, a nawet każdy obiekt, może mieć własne specyficzne przepisy dotyczące organizacji wydarzeń, co jest szczególnie widoczne przy wynajmie sal i przestrzeni eventowych. Dlatego warto zrobić analizę lokalizacji i obiektu w branżowym żargonie zwane “dokumentacją” i juz na tym etapie zacząć współpracę z firmą techniczną z Polski. Wymagania mogą dotyczyć zarówno bezpieczeństwa, jak i przepisów technicznych, co sprawia, że niezwykle ważna jest znajomość tych regulacji jeszcze przed rozpoczęciem produkcji.
Doskonałym przykładem jest tu konieczność odpowiednich przeglądów i certyfikacji sprzętu, takich jak wciągarki sceniczne, których używamy do montażu konstrukcji scenicznych czy oświetlenia. W wielu krajach brak odpowiednich dokumentów może skutkować odmową wstępu na teren obiektu, co z kolei może opóźnić lub uniemożliwić realizację całego wydarzenia. Dlatego warto współpracować z polską firmą techniczną, która ma doświadczenie w realizacji eventów za granicą i wie, jak poruszać się po zagranicznych przepisach, przestrzega międzynarodowych standardów, posiada certyfikowany sprzęt i wie jak tworzyć plany riggingowe, plany prądowe które obiekt zaakceptuje do realizacji.
5. Znaczenie bezpośrednich relacji i doświadczenia
Jednym z kluczowych aspektów sprawnej produkcji eventów za granicą jest posiadanie bezpośrednich relacji z lokalnymi dostawcami oraz doświadczenia w realizacji na danym rynku. Dzięki zaufanym kontaktom oraz znajomości lokalnych standardów można skutecznie uniknąć licznych problemów związanych z organizacją, które mogą pojawić się na miejscu.
Niewiele osób wie że projekt scenografii to nie tylko “ładna wizualizacja”, aby został przyjęty przez obiekt wymaga obliczeń statycznych, rysunków technicznych i planu powieszeń. Wszystko musi być wysłane na wiele tygodni przed wejściem na obiekt. Dlatego zapytajmy naszego projektanta czy oprócz wizualizacji przygotuje takie obliczenia i dokładne rysunki techniczne i czy otrzymamy je z odpowiednim wyprzedzeniem.
Bezpośrednie relacje pomagają także w sytuacjach kryzysowych, gdy trzeba szybko dostosować się do niespodziewanych okoliczności lub wymogów obiektu. Na przykład, współpraca z lokalnym partnerem, który dobrze zna rynek, pozwala na szybką reakcję w przypadku, gdy sprzęt wymaga dodatkowych przeglądów lub gdy pojawiają się inne, nieoczekiwane wyzwania.
6. Zarządzanie projektem
Produkcja eventu za granicą, zwłaszcza przy obecnych kosztach transportu i wynajmu lokalnych usług, wiąże się z wyższymi kosztami niż organizacja wydarzenia w Polsce.
Warto więc zadbać o zabezpieczenie projektu i dobre planowanie poprzez pozyskanie wsparcia i współpracę z doświadczonymi partnerami. Odpowiednie przygotowanie zapewni większą elastyczność i pozwoli skupić się na realizacji celów wydarzenie bez ryzyka niepowodzenia lub wpadki.
Podsumowanie
Organizacja wydarzenia poza granicami Polski to wymagające, ale możliwe do zrealizowania zadanie, które może przynieść wiele korzyści i otworzyć nowe możliwości na międzynarodowym rynku.
Kluczowe znaczenie mają tu doświadczenie, umiejętność adaptacji do lokalnych wymagań oraz współpraca z zaufanymi i doświadczonymi partnerami technicznymi, zarówno z Polski, jak i z kraju docelowego.
Polska firma techniczno-projektowa która regularnie produkuje za granicą może mieć też dużo lepsze ceny niż gdybyśmy zwrócili się bezpośrednio do zagranicznego dostawcy jako końcowy klient.
Bezpośrednie relacje, hybrydowe podejście do transportu i wynajmu sprzętu oraz znajomość lokalnych regulacji pozwolą uniknąć licznych problemów i zagwarantują sprawną organizację każdego etapu projektu, przy jednoczesnej optymalizacji budżetu.
Może Cię także zainteresować: